経理の業務のひとつとして「請求書作成」があります。これは、販売した商品・サービスの料金を請求する際に作成する文書のことであり、小さなミスが大きな問題を招くおそれがあります。請求書作成で起こりうる問題として、どのようなものがあるのでしょうか。

誤記入による信用の喪失

請求書の書き方には、特に大きなルールが定められていません。強いていえば、相手の会社が希望するフォーマットで提出するのが望ましいといえます。このとき、気をつけなければならないのが「誤記入」です。請求する金額はもちろん、取引先の会社の名前や住所を間違えてしまうと信用問題に関わるため、一切の間違いがないように気を配る必要があります。

消費税の処理に関する混乱

小数点未満の金額の処理については、特に法律の定めはありません。そのため「切り捨て」「切り上げ」「四捨五入」のいずれも選択することができます。しかし、請求ごとに計算が異なってしまっては相手を混乱させてしまうため、予め一貫したルールを設けておくのが望ましいといえます。一般的には、取引先に負担をかけないように「切り捨て」で処理されることが多いのですが、端数処理について指定がある場合は、指定通りに行う必要があります。

契約と異なる請求書によるトラブル

取引とはすなわち、取引先と売買契約を結ぶことです。そのため、請求書に記載されている内容が契約時の内容と異なってしまうと、混乱やトラブルのもととなります。例えば、契約時に決めていた支払期限と請求書の支払期限が異なっていると、取引先はどちらの期限を守ればよいのか分かりません。こうしたトラブルを防ぐためにも、契約内容に則した請求書を作成する必要があります。

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